Automating Consultation Forms with Google Sheets and Apps Script

Google 설문지를 사용하면 상담 신청 프로세스가 간소화되어 관리 업무량이 크게 줄어듭니다.

### 구글 설문지로 상담 신청서 자동화하기
* 📚 기존의 상담 신청서 수집 방법은 번거롭고 시간이 많이 소요되었으나, **구글 설문지를 활용하면 이 과정을 크게 단축**할 수 있다.
* 📝 구글 설문지로 수집한 데이터는 **자동으로 정리**되고, 이름과 학번 등의 정보도 쉽게 정렬할 수 있어 효율적이다.
* 🔍 다양한 상담 신청서 양식을 참고하여 적합한 템플릿을 선택하고, 이를 바탕으로 **구글 설문지를 만들어 볼 예정이다.**
* 💻 "구글 시트와 앱스 스크립트를 활용하면 상담 신청서의 자동화"가 가능해진다"는 점을 강조하며, 이를 통해 업무의 효율성을 높일 수 있다.
* 🎨 설문지의 레이아웃과 디자인을 조정하여 **사용자가 입력하기 편리한 형태**로 개선할 계획이다.
* ⚙ 각 항목의 입력 필드를 표준화하고 불필요한 공간을 제거하여, 최종적으로 **깔끔한 상담 신청서 템플릿**을 완성할 예정이다.
* 📊 구글 설문지에서 수집된 데이터는 **실시간으로 구글 시트에 반영**되며, 이를 통해 신청자에게 신속한 피드백이 가능해진다.
* 🚀 "이런 방식으로 업무를 자동화하면, 기존의 번거로운 작업을 **100배 편리하게 만들 수 있다**"는 점을 강조하며, 실무에 적용할 수 있는 방법을 공유할 예정이다.

### Google 설문조사로 설문조사 작성 및 이메일 제출 자동화하기
* 📝 발표자는 청중의 협력과 지원의 필요성을 강조하면서 **자원 봉사자에게 설문조사 양식 작성 시연**을 요청하는 것으로 시작합니다.
* 💻 코드를 사용하여 설문조사를 생성하고 제출 시 고객에게 PDF를 자동으로 전송하는 프로세스에 대해 설명하며 **명확한 프로젝트 계획의 중요성**을 강조합니다.
* 🌐 발표자는 **클라우드 프로젝트 생성에 대한 최근 학습 경험**과 Google 설문지, 스프레드시트 및 앱 스크립트를 통합하여 워크플로우를 간소화하는 방법을 공유합니다.
* 📊 프로젝트 로직을 정의하고 기능에 필요한 코드를 통합하는 등 **프로젝트 문서를 효과적으로 구조화**하는 것의 중요성에 대해 설명합니다.
* 🔄 발표자는 설문조사 작성 프로세스를 개선하기 위해 **코딩, 테스트 및 피드백을 받는 반복적인 프로세스**를 언급하며 **이메일을 포함한 모든 필수 필드**가 포함되도록 합니다.
* ⚙ 오류 처리, 데이터 무결성을 위한 사용자 입력 검증의 중요성 등 **자동화와 관련된 잠재적인 문제**를 해결합니다.
* 📩 발표자는 **자동화의 가능성에 대한 기대감**을 표현하며 마무리하고 다른 사람들에게 **업무 자동화에 대한 경험과 혁신**을 공유하도록 독려합니다.
* 🚀 이 세션은 자동화를 통한 생산성 향상을 위한 공동의 노력으로 구성되어 있으며, **설문조사 결과를 고객 문의 관리를 위한 종합 시스템에 통합**할 계획입니다.

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조현정의 AI실험실

기존 상담 신청서 접수 방식의 비효율성

학교 시절, 학생들의 상담 신청서를 한글 문서로 받아 이메일로 전달받는 방식을 사용.

학생들이 제출한 한글 문서를 일일이 다운로드하고, 학번으로 제목 수정하는 과정 진행.

마감일에는 제목을 일괄 수정하고, 빠진 학생이 없는지 눈으로 일일이 확인하는 등의 어려운 과정 거침.

구글 설문지를 활용하면 업무 효율성을 크게 높일 수 있다고 언급.

구글 설문지 사용 시, 이름, 학번, 제목 정렬 등의 수작업이 필요 없어짐을 예시로 설명.

구글 설문지 양식 제작 및 AI 활용

가상의 상담 신청서를 이용하여 구글 설문지 양식을 직접 만들어보는 과정 시작.

다양한 상담 신청서 양식 중 하나를 선택하여 활용 예시를 보여줌.

기존 한글 양식의 옵션 체크 방식의 비효율성을 지적하고 구글 설문지 활용의 장점을 언급.

AI(클로드)를 활용하여 상담 신청서 양식을 HTML로 변환하는 시도.

구글 시트 활용에 대한 어려움과 학습 의지를 표명.

구글 시트를 활용한 상담 신청서 자동화 구현

상업 상담 신청서에 필요한 문항을 AI에게 요청하고, 그 문항을 바탕으로 양식 제작.

구글 폼으로 받은 데이터를 구글 시트 양식에 넣는 것을 목표로 설정.

구글 설문지 데이터를 HTML, 구글 문서, 구글 시트에 넣는 세 가지 방법 제시, 구글 시트 활용 방법에 집중.

이전에 HTML을 사용한 경험을 언급하며, 이번에는 구글 시트에 집중할 것임을 밝힘.

과거 경험을 바탕으로 구글 시트 자동화의 효율성을 강조.

AI와의 협업을 통한 구글 시트 자동화

AI에게 구글 엔지니어의 역할을 부여하고, 구글 시트, 앱 스크립트, 함수 활용 능력을 강조.

AI에게 구글 시트 한 페이지에 양식을 넣고, A4 크기에 맞추고, 고객 입력 칸은 함수와 앱 스크립트로 채우도록 요청.

AI에게 구글 시트로 만드는 앱 스크립트 코드를 요청하고, 주의사항을 추가.

AI에게 주의사항을 명시하고, 마크다운 문법을 활용하여 형식을 지정.

AI에게 셀에 색을 넣고, 과도한 요구는 지양할 것을 당부.

앱 스크립트 코드 실행 및 결과 검토

앱 스크립트 코드를 구글 시트에 적용하는 과정 설명.

구글 시트 접근 방법과 창업 상담 신청서 자동화 과정 진행.

복사한 앱 스크립트 코드를 붙여넣고 저장, 실행하는 과정 설명.

자동화 과정에 대한 만족감을 표현하고, 과거 성공 경험들을 언급.

결과물 검토 및 수정 필요성 제기, PDF 미리보기 및 인쇄 확인.

AI와의 지속적인 상호작용을 통한 개선

AI에게 페이지 전체를 사용하고, 사이즈 조정, 글자 잘림 수정 등을 요청.

PDF에서 셀이 보이고 글자가 잘리는 문제점 지적 및 수정 요청.

불필요한 빈칸과 회색 줄 제거, 중요 항목에만 테두리 적용을 요청.

AI에게 레이아웃 조정을 요청하며, 사용하는 단어와 문장을 기록하고 학습하는 중요성을 강조.

AI가 제시한 개선 사항: 주요 섹션과 입력 필드에만 테두리 적용, 체크박스 영역 테두리 제거, 불필요한 공간 제거, 날짜 자동 입력 제거.

최종 결과물 검토 및 추가 개선 요청

행의 길이 조정, 불필요한 회색 선 제거 등 추가적인 수정 요청.

AI에게 코드 대신 계획이나 제안을 요청하여 대화를 통해 개선 방향을 모색.

AI가 제시한 개선 사항: 입력 필드 확장, 불필요한 회색 라인 제거, 그리드 라인 숨기기, 필요한 테두리만 설정.

체크박스 영역 테두리 유지 및 추가적인 레이아웃 조정 요청.

AI가 반영한 최종 개선 사항: 그리드라인 숨기기, 제목 영역 진한 파란색 배경 적용.

최종 코드 수정 및 구글 설문지 생성

입력 필드 확장, 간격 표준화 등 추가적인 수정 요청 및 코드 제공.

AI가 반영한 최종 개선 사항: 입력 필드 확장, 간격 표준화.

최종 결과물 검토 중 발생한 문제점 지적 및 수정 과정.

구글 설문지 제작 및 코드 공유를 통한 시청자 참여 유도.

학교나 회사에서 지정된 문서 양식이 있을 경우 구글 시트로 최대한 비슷하게 만든 후 자동화를 구현하는 방법 제시.

자동화의 효율성을 강조하며, 한글 문서 작업 대비 편리성을 언급.

코드 공유 및 시청자 참여 독려.

시청자에게 구글 설문지 제작 참여를 요청.

구글 설문지 응답을 통해 양식에 맞춰 자동으로 PDF 생성 및 이메일 발송하는 최종 목표 재확인.

클라우드 프로젝트 생성 및 자동화 시스템 구축

클라우드 프로젝트 생성 방법 소개 및 프로젝트 목표 설정.

프로젝트 목표: 양식에 맞는 설문지 생성, 고객 제출 시 자동으로 양식에 입력, PDF 생성 및 이메일 발송.

클라우드 프로젝트 생성 및 프로젝트 논리 설정의 중요성 강조.

프로젝트에 이미지, 코드, 목적 등의 정보 입력.

클라우드 프로젝트 활용 경험과 학습 과정 공유.

구글 설문지 생성 및 최종 자동화 시스템 완성

창업 상담 신청서 양식에 맞는 구글 설문지 생성을 AI에게 요청.

이메일 입력 칸 추가 요청 및 문항 검토.

AI가 생성한 구글 폼 검토 및 서명 부분 제외.

AI에게 구글 설문지를 만드는 앱 스크립트 코드 요청.

코드 검토 및 유효성 검사 요청.

AI가 제시한 개선 사항: 유효성 검사 강화, 데이터 정규화를 위한 입력 방식 변경.

최종 코드를 받아 설문지 생성 및 연동을 시도.

구글 폼 생성 후 앱 스크립트 코드 적용.

구글 설문지 생성 방법과 스크립트 편집기 연결 설명.

코드 수정 및 재실행을 통해 최종 자동화 시스템 완성.

시청자에게 자기 업무에 자동화 적용을 권장하고, 성공 사례 공유를 요청.

자동화 과정에서 발생하는 어려움과 해결 과정 설명.

코드 수정 및 재실행 과정 설명.

기존 폼 수정 방식으로 코드 변경.

시청자의 자동화 시도 사례 소개 및 레거시 시스템 활용 경험 공유.

최종 코드 수정 및 구글 시트 자동화 시스템 완성.

구글 폼 공식 문서 활용 및 추가 학습 권장.

최종 결과물 공유 및 향후 계획 언급.

구글 설문지와 자동화 시스템 완성을 알리고, 다음 영상에서 이메일 발송 기능 구현 예고.